Bertransformasi dengan beriterasi
Sekarang ini banyak sekali perusahaan atau organisasi yang sedang menjalankan transformasi. Ada yang menyebutnya digital transformation atau agile transformation. Apapun sebutannya, transformasi ini dilakukan untuk menjawab tantangan yang berat dalam tahun-tahun kedepan terutama kompetisi bisnis yang semakin ketat. Ketika kita bicara transformasi, terutama didalam kerangka agile, biasanya dimulai dengan pertanyaan : framework apa yang akan kita gunakan ?
Framework dalam agile ada sangat banyak dan terus berkembang. Berbagai macam agile framework ini lahir sebenarnya untuk mengisi ruang terhadap framework sebelumnya yang kurang bisa menjawab tantangan bisnis sekarang ini, terutama apabila kita bicara ‘rapid innovation’. Kehadiran scrum, safe, kanban, less , fast-agile , devops, xp , .. dsb dinilai cukup mumpuni untuk mempercepat inovasi bisnis maupun teknologi.
Tetapi bagi saya, memulai transformasi dengan membuka dialog tentang penggunaan agile framework tertentu justru akan membawa kita kedalam diskusi-diskusi yang sangat preskriptif tentang framework tersebut (yang kadang-kadang malah sangat teoritis sekali) sampai kita lupa mendiskusikan apa yang sebenarnya ingin kita raih atau improvement apa yang sudah terjadi ; feedback apa yang kita sudah terima dari customer atau akar rumput organisasi kita ; sudah seberapa dekat kita dengan objective kita ; dsb. Dalam konteks yang lebih sederhana, sering sekali saya berada didalam sebuah kondisi dimana team sangat rutin menjalankan daily huddle (ditempat dan waktu yang sama, dengan timebox yang konsisten) sehingga itu menjadi sebuah rutinitas saja tanpa mengetahui apa sprint goal-nya, apalagi konsisten mencapai sprint goalnya.
Saya selalu percaya bahwa perubahan bisa terjadi kalau kita juga bisa kontekstual terhadap organisasi tempat kita bekerja sekarang. Apabila dalam perjalannya kita perlu “melanggar” aturan yang ditulis oleh framework tersebut selama kontekstual terhadap kondisi saat itu, buat saya itu tidak masalah (apalagi dosa). Ingat Salah satu manifesto di dalam agile : “Individual & interaction over process & tools”. Kedepankan interaksi terhadap sekitar kita ketimbang terlalu religius terhadap sebuah framework.
Lalu bagaimana untuk memulai transformasi yang baik ?
Setidaknya ada 4 hal yang menurut saya sangat penting untuk dilakukan lakukan ketika kita ingin memulai atau sedang bertransformasi.
Tentukan goal yang ingin diraih
Di setiap transformasi tentu perlu ada tujuan yang ingin dicapai. Apa yang sebenarnya ingin diraih oleh perusahaan, apakah transformasi dalam organisasi agar lebih fluid dalam bekerja ; transformasi agar mendapat revenue lebih cepat dengan inovasi ; transformasi teknologi agar lebih agnostik terhadap brand tertentu agar mudah dalam beriterasi dan scaleup ; dsb. Tentunya tujuan akhir dari transformasi adalah bagaimana suatu perusahaan bisa lebih inovatif dalam menghasilkan produk-produknya dan melayani customer dengan lebih baik lagi dengan saat yang bersamaan menghasilkan benefit untuk perusahaan dalam bentuk ROI, revenue dan employee engagement. Untuk mencapai itu, mulailah dengan memecah goal yang besar tersebut kedalam bentuk yang lebih kecil dan bisa kita raih dalam waktu yang singkat (quarterly). OKR adalah tools yang sangat simple tapi powerfull untuk membantu kita sebagai compass dalam melakukan hal ini.
Jadikan kolaborasi sebagai sebuah habbit
Berkolaborasi dan berkomunikasi dengan cara yang baik merupakan langkah berikutnya setelah OKR / goal terbentuk. Bukan… bukan dengan membentuk cross-functional team / squad seperti yang umumnya dilakukan dibanyak perusahaan, tapi mulai dari menghilangkan bentuk birokrasi yang rumit di dalam organisasi kita. Perbanyak komunikasi diluar meeting-meeting yang formal ;perbanyak intraksi tatap muka (apabila memungkinkan) ; perbanyak brainstorming kapan saja dan dimana saja ; potong layer-layer yang memisahkan 2 spektrum sehingga terlihat menjadi 1 team yang utuh walaupun masih terikat fungsional di area masing-masing seperti : ‘boss — anak buah’ / ‘ user — IT’ / ‘team operation — team bisnis’. Mulailah melihat perusahaan anda bekerja sebagai sebuah rumah bersama untuk berinteraksi, berkolaborasi dan berinovasi. Tidak perlu dipusingkan apakah prosesnya masih waterfall atau yang lain, selama kita bisa berkomunikasi dengan baik antara satu dan yang lainnya, pada akhirnya kita akan menemukan sendiri proses / framework terbaik yang bisa kita gunakan dalam mencapai tujuan kita.
Beriterasi dan bergerak secara konstan dengan niat untuk berubah ke arah lebih baik
Sepakat bahwa kita akan terus bergerak secara konstan untuk sebuah improvement. Konstan dalam artian setiap 1–2 bulan, minimal ada 2–3 improvement yang bisa diterapkan apakah itu menghilangkan dokumen-dokumen tertentu yang kurang memberikan value ; posisi duduk di kantor agar bisa lebih dekat satu dengan yang lainnya ; akses wifi untuk 1 gedung agar employee bisa bekerja dimana saja ; sepakat untuk mengurangi meeting sebanyak 50% setiap minggunya ; mengganti performance system dari KPI ke OKR ; dsb. Mungkin terdengar lucu , tapi percaya lah, apapun improvement yang kita sepakati untuk kita jalankan itu akan membawa kita 1 langkah lebih dekat dengan goal kita. Dengan konsep lean startup : build-measure-learn, maka setiap iterasi yang kita lakukan berikanlah jeda untuk ber-retrospektif , pelajari hasilnya , beradaptasi dan rencanakan iterasi berikutnya.
Feedback
Menerapkan feedback culture di sebuah perusahaan sekarang menjadi faktor yang tidak bisa ditunda lagi. Perusahaan harus menjamin psychological-safety environment untuk para employee-nya agar feedback culture ini bisa berjalan dengan baik. Berikan ruang team kita untuk memberikan feedback ke kita sebagai leaders ; buka akses sebesar-besarnya untuk para employee agar bisa memberikan feedback ke management / direktur ; berikan kemudahaan terhadap seluruh perusahaan untuk bisa memberikan feedback terhadap proses yang sedang diimplementasikan terkait agile journey. Feedback juga harus disampaikan dengan niat yang positif dalam menuju ke arah yang lebih baik. Kita biasanya bisa menjadi lebih baik bukan dari pujian atas apa yang kita lakukan, tapi dari umpan balik/kritik terhadap hal yang kita lakukan.
Menemukan framework yang tepat perlu proses empirisme yang panjang. Dengan terus beriterasi dan fokus terhadap goal, maka pada akhirnya kita akan menemukan agile way of working yang pas untuk perusahaan kita. Walaupun mungkin itu tidak ada didalam teori framework manapun ;)
Selamat bertransformasi.
