Portfolio Management menggunakan Kanban
Sekarang ini dengan banyaknya perushaan-perusahaan yang mulai melakukan transformasi disegala lini, maka hal yang paling penting adalah bagaimana me-manage semua portfolio transformasi agar lebih transparan dan mudah untuk “dilihat” oleh seluruh bagian di perusahaan tersebut.
Kali ini, saya akan mencoba untuk menulis bagaiman sebuah perusahaan bisa me-manage portfolio nya menggunakan Kanban secara sederhana agar mudah untuk dipahami dan divisualisasikan
Tentukan Goal perusahaan yang ingin dicapai dengan OKR
Tidak bosan-bosannya saya mengedepankan hal ini. Selalu dimulai dengan objektif yang ingin kita raih dalam bentuk OKR. OKR bisa disebut juga GPS kita dalam meraih sebuah goal. Bayangkan apabila kita ingin menuju suatu tempat, tetapi tidak memiliki peta yang jelas, bahkan kita tidak tahu apakah kita kesasar atau tidak. Nah begitu juga dengan transformasi, dengan peta / arah transformasi yang jelas maka akan memudahkan kita dalam meraih tujuan kita. Seperti biasa OKR sebisa mungkin memiliki 2 besaran, OKR jangka panjang yang biasanya akan diraih dalam waktu 1 tahun, lalu OKR jangka pendek dengan jangka waktu 3 bulan Hal ini untuk memudahkan kita dalam inspeksi dan adaptasi di setiap perjalanan transformasi ini.
Visualisasikan semua portfolio beserta dengan stagenya
Setelah OKR ditentukan, sekarang saatnya kita memvisualkan semua portfolio / inisiative perusahaan yang akan di jalankan di tahun / semester ini.
Gunakan Kanban board sederhana dalam memvisualisasikan semua portfolio dari tiap divisi di perusahaan tersebut. Untuk contoh diatas, saya menggunakan stage yang cukup sederhana sebagai berikut :
- Portfolio : Semua initiative / portfolio dari masing-masing divisi
- Priority : Prioritas portfolio yang akan dijalankan berdasarkan objective perusahaan yang telah ditentukan melalui OKR
- Ready : Portfolio yang sudah mendapat persetujuan , sudah memiliki budget dan siap dijalankan
- In progress : Portfolio yang sedang berjalan
- Done : Portfolio yang sudah selesai dijalankan / implementasi
- Delay / Park :Portfolio yang sudah mendapat budget dan siap / sedang dijalankan tetapi tertunda atau diparkir terlebih dahulu karena hal lain
Jangan lupa untuk berikan keterangan pada masing-masing stage nya. Pastikan ketika ini di design, diskusikan secara team agar memiliki kesepakatan bersama.
Tentukan WIP Limit di tiap stage-nya
Setelah board terbentuk, tentukanlah WIP (Work In Progress) Limit untuk masing-masing stage yang ada.
WIP Limit adalah maksimum card (portfolio/inisiative)yang boleh ada di suatu kolom (stage) dimana kita tidak boleh menambah card baru sebelum ada ruang untuk mengisinya
Sebagai contoh adalah sebagai berikut:
Pada stage priority, kita hanya diizinkan hanya boleh memiliki 4 portfolio saja untuk dibahas berdasarkan dengan value yang bisa dihasilkan untuk mendukukng OKR yang sudah ditentukan. Artinya di stage ini, pembahasan mengenai budgeting hanya kita limit sebanyak 4 portfolio saja.
Kemudian saat portfolio tersebut siap untuk dijalankan, kita hanya mengizinkan 3 saja yang boleh jalan secara bersamaan. Dari gambar diatas, Initiative 10 baru bisa dijalankan apabila salah satau initiaive di kolo In Progress sudah selesai atau ditundak (masuk ke kolom Delay/Park).
Tujuan dari WIP Limit adalah agar sebagai sebuah organisasi/perusahaan bisa lebih fokus dengan apa yang sedang dikerjakan saat ini. Tidak ada project yang tumpang-tindih, apalagi berjalan cukup banyak di saat yang bersamaan. Dengan konsep seperti ini, maka sebagai pengambil keputusan juga akan mendapatkan visualisasi portofolio yang lebih jelas. Dari OKR yang dimiliki, maka ketika priotisasi dilakukan di level management, akan lebih mudah dilakukan.
Inspeksi dan adaptasi secara rutin
Lakukan inspeksi dan adaptasi secara rutin tehadap overview portfolio yang kita punya. Bisa set meeting rutin mingguan atau 2 mingguan yang dihadiri oleh seluruh stakeholder. Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk memberikan overview terhadap masing-masing inisiative : apa yang sudah diraih, apa challenge/impediments yang dihadapi saat ini, bagaimana beradaptasi secara cepat, retrospective. Pastikan seluruh stakeholder hadir dalam meeting ini. Bisa menggunakan Scrum event sebagai panduan.
Bagaimana ? mudah bukan ? walaupun contoh yang diberikan cukup sederhana, mudah-mudahan hal ini bisa membantu memberikan gambaran bagaimana Kanban sederhana bisa digunakan untuk me-manage initiative-initiative perusahaan yang cukup kompleks.
What next ?
Untuk membantu perusahaan anda dalam memahamin Kanban lebih mendalam, kami dari Ekipa bekerja sama dengan Remote Skill Academy by Livit akan menyelenggarakan Kanban training dan terbuka untuk umum. Segera daftarkan diri anda untuk kita belajar Kanban bersama-sama :)
https://remoteskills.academy/live-programs/kanban-certification-june-2021/
